Is een vertrouwenspersoon verplicht?

Een vertrouwenspersoon is iemand bij wie medewerkers van een organisatie terechtkunnen indien zij problemen ervaren in de omgangsvormen met medewerkers, zoals agressie, pesten, discriminatie of (seksuele) intimidatie, of als zij vermoeden dat er iets niet in de haak is (integriteitskwesties). Denk hierbij bijvoorbeeld aan fraude, diefstal of misbruik van bedrijfsmiddelen. Maar is een vertrouwenspersoon verplicht volgens de huidige wetgeving? En waarom is het belangrijk om er een te hebben?

In het kort: vertrouwenspersoon verplicht?

• Een vertrouwenspersoon is een aanspreekpunt binnen een organisatie voor medewerkers die te maken krijgen met o.a. pesten, discriminatie, agressie, intimidatie of integriteitskwesties.
• De Tweede Kamer heeft in mei 2023 een wetsvoorstel aangenomen: organisaties met meer dan 10 werknemers moeten verplicht een vertrouwenspersoon aanstellen (wet ligt nu bij de Eerste Kamer).
• Er komt mogelijk een gefaseerde invoering, zodat kleinere organisaties meer tijd krijgen.
• De precieze kwaliteits- en opleidingscriteria voor vertrouwenspersonen worden nog uitgewerkt in lagere regelgeving.
• Huidige wetgeving:
  • Arbowet verplicht werkgevers al om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA), inclusief RI&E en plan van aanpak.
  • Wet Bescherming Klokkenluiders (2023) verplicht organisaties met >50 werknemers een interne meldprocedure voor misstanden te hebben (met uitzonderingen ook voor kleinere organisaties in bepaalde sectoren).
• Het aanstellen van een vertrouwenspersoon wordt gezien als een belangrijk middel om ongewenst gedrag te voorkomen, welzijn te bevorderen en reputatie- of juridische schade te beperken.
• Veel organisaties stellen al proactief een vertrouwenspersoon aan, ook als dit wettelijk nog niet verplicht is.

Initiatiefwetsvoorstel Tweede Kamer aangenomen: vertrouwenspersoon verplicht voor organisaties met meer dan 10 werknemers

Eind mei 2023 heeft de Tweede Kamer een wet aangenomen waardoor er een wettelijke verplichting vertrouwenspersoon komt voor organisaties met meer dan 10 medewerkers om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Het wetsvoorstel gaat nu naar de Eerste Kamer. Het is nog niet bekend wanneer een vertrouwenspersoon verplicht wordt en de wet in moet gaan. Wel maakte een eerdere nota van wijziging duidelijk dat een gefaseerde toepassing van de wet mogelijk is, waardoor kleinere organisaties meer tijd krijgen om de aanstelling van een vertrouwenspersoon goed te regelen. Aan welke (kwaliteits)eisen een vertrouwenspersoon precies moet voldoen, wordt nog in lagere regelgeving uitgewerkt. Deze wetgeving vertrouwenspersoon onderstreept het belang van een veilige werkomgeving voor iedereen.

Daarnaast zijn er enkele wetten die organisaties verplichten om maatregelen te treffen tegen ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals de Arbowet en de Wet Huis voor Klokkenluiders. In combinatie met deze regelgeving ontstaat er een steeds duidelijker beeld van de verplichting vertrouwenspersoon binnen organisaties.

Ongewenste omgangsvormen op de werkvloer

Iedere werkgever is o.g.v. de Arbowet verplicht om een PSA-beleid te voeren dat zo veel mogelijk gericht is op optimale psychisch sociale arbeidsomstandigheden, onder andere ter voorkoming van grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer. In dit kader is vertrouwenspersoon wettelijk verplicht in steeds meer situaties.

Wettelijk verplicht voor iedere werkgever is:

• Een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E)
• Een Plan van Aanpak
• Toetsing van beide door gecertificeerde arbodienst of kerndeskundige afhankelijk van het aantal werknemers (> 25 werknemers)

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon bedrijf verplicht opnemen in het beleid wordt daarmee steeds vaker overwogen door werkgevers.

Integriteitskwesties op de werkvloer

De Wet Huis Klokkenluiders is m.i.v. 18 februari 2023 vervangen door de Wet Bescherming Klokkenluiders. De wijzigingen zijn de volgende:

Organisatie met meer dan 50 werknemers moeten voor 17 december 2023 hun interne procedure voor het melden van misstanden aanpassen aan de nieuwe wet. Organisaties met meer dan 250 werknemers moeten nu al hieraan voldoen.

Organisaties met minder dan 50 werknemers zullen ook een interne meldprocedure moeten opmaken als gevolg van de EU-richtlijn, als het gaat om organisaties die werkzaam zijn op het gebied van financiële diensten, producten en markten, het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, burgerluchtvaart, maritieme arbeid en havenstaatcontrole, en op het gebied van offshore olie- en gasactiviteiten.

Waarom vertrouwenspersoon verplicht?

Een vertrouwenspersoon kan helpen bij het voorkomen van ongewenst gedrag en intergiteitskwesties, het bieden van emotionele ondersteuning aan medewerkers die slachtoffer zijn geworden van ongewenst gedrag, het verbeteren van de arbeidsomstandigheden en het verminderen van het ziekteverzuim. Een vertrouwenspersoon kan bijdragen aan het bespreekbaar maken van ongewenst en gewenst gedrag en aldus bijdragen aan een verbetering van de arbeidsomstandigheden voor en het welzijn van medewerkers.

Een vertrouwenspersoon verplicht aanstellen is niet alleen goed voor de individuele medewerker, maar ook voor de organisatie als geheel. Een vertrouwenspersoon kan bijdragen aan een veiligere werkomgeving, het voorkomen van juridische problemen en reputatieschade, het verbeteren van de bedrijfscultuur en het imago van het bedrijf, en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Vooruitlopen op te verwachten wettelijke verplichtstelling van een vertrouwenspersoon?

Ook al is het hebben van een vertrouwenspersoon op dit moment nog niet verplicht voor organisaties met minder dan 10 personen, het is aan te bevelen nu reeds een (externe) vertrouwenspersoon aan te stellen. Vanwege de recente gebeurtenissen zoals die bij The Voice, NPO, Ajax, de Tweede Kamer etc, zijn veel organisaties momenteel bezig dan wel zich aan het beraden een (extern) vertrouwenspersoon aan te stellen.

Veelgestelde vragen

Is een vertrouwenspersoon op dit moment al verplicht voor alle werkgevers?

Nee, de verplichting geldt (nog) niet voor alle organisaties. Het wetsvoorstel verplicht dit voor organisaties met meer dan 10 medewerkers, maar dit moet nog door de Eerste Kamer worden goedgekeurd. Wel gelden via de Arbowet en de Wet Bescherming Klokkenluiders al indirecte verplichtingen om ongewenst gedrag en misstanden te voorkomen.

Aan welke eisen moet een vertrouwenspersoon voldoen?

De exacte eisen worden nog vastgelegd in lagere regelgeving. Meestal wordt verwacht dat een vertrouwenspersoon onafhankelijk, goed opgeleid en deskundig is in het begeleiden van meldingen en het bieden van ondersteuning.

Wat is het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon?

Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker binnen de organisatie, terwijl een externe vertrouwenspersoon onafhankelijk is en van buiten de organisatie wordt ingehuurd. Vooral kleinere bedrijven kiezen vaak voor een externe vertrouwenspersoon vanwege onafhankelijkheid en praktische haalbaarheid.

Waarom is het verstandig om nu al een vertrouwenspersoon aan te stellen?

Omdat dit bijdraagt aan een veilige werkcultuur, misstanden helpt voorkomen en organisaties voorbereid zijn op de komende wetgeving. Ook versterkt het vertrouwen van medewerkers in de werkgever.

Welke voordelen heeft een vertrouwenspersoon voor de organisatie zelf?

Naast het bieden van steun aan medewerkers kan een vertrouwenspersoon helpen ziekteverzuim te beperken, juridische risico’s te verkleinen, reputatieschade te voorkomen en de bedrijfscultuur en het imago te versterken.