Wat doet een vertrouwenspersoon?

Wat is een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is een persoon die is aangewezen om ondersteuning, advies en begeleiding te bieden aan personen binnen een bedrijf of organisatie die te maken hebben met persoonlijke of professionele uitdagingen, zoals pesterijen, intimidatie, geweld, discriminatie of andere conflicten.

Wat doet een vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon fungeert als een neutrale en betrouwbare figuur, die de privacy van de gesprekken waarborgt en individuen helpt bij het verkennen van mogelijke oplossingen of stappen om dat waar ze mee geconfronteerd worden aan te pakken. In organisaties bestaat deze rol vaak uit het creëren van een veilige omgeving, het bieden van een luisterend oor, het vergroten van het bewustzijn over de werkomgeving en het bieden van ondersteuning bij het doorlopen van informele en formele klachtenprocedures, indien nodig.

Wat is de definitie van een vertrouwenspersoon?

De definitie van een vertrouwenspersoon is:

Een professionele of aangewezen persoon binnen een organisatie of bedrijf die een veilige en vertrouwelijke ruimte biedt aan werknemers om persoonlijke of werkgerelateerde problemen te bespreken, zoals pesterijen, agressie, intimidatie, discriminatie of conflicten. De vertrouwenspersoon biedt ondersteuning, begeleiding en advies en helpt zo nodig bij het doorlopen van informele en formele procedures, waarbij strikte vertrouwelijkheid en neutraliteit gewaarborgd blijven.

Wat is de kern van de rol van de vertrouwenspersoon?

De kern van de rol van een vertrouwenspersoon is het bieden van een veilig, neutraal en betrouwbaar aanspreekpunt voor mensen die te maken hebben met uitdagingen zoals pesterijen, (seksuele)intimidatie, agressie, discriminatie of conflicten op de werkplek.

De essentie van de rol van de vertrouwenspersoon omvat:

• Luisteren en ondersteunen: de vertrouwenspersoon biedt een niet-oordelend oor en emotionele steun.
• Vertrouwelijkheid: de vertrouwenspersoon zorgt er voor dat alle gesprekken privé blijven, tenzij er expliciet toestemming is gegeven om informatie te delen en verdere actie te ondernemen.
• Begeleiding: de vertrouwenspersoon zoekt samen met de werknemer naar mogelijke oplossingen, waarbij de werknemer altijd de regie heeft.
• Bemiddeling: de vertrouwenspersoon kan de werknemer bijstaan in gesprekken met management.
• Preventie: het bevorderen van bewustzijn omtrent ongewenst gedrag bij de organisatie en haar werknemers, teneinde aldus ongewenst gedrag te voorkomen.

Het belangrijkste doel van de vertrouwenspersoon is bij te dragen aan een respectvolle en inclusieve organisatiecultuur en aldus aan een veilige werkomgeving.

Wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon heeft onder andere de volgende taken:

Een luisterend oor bieden: Een veilige en niet-oordelende ruimte bieden aan werknemers om hun zorgen of ervaringen te delen, zoals pesterijen, intimidatie, discriminatie of conflicten op de werkplek.

• Begeleiding bieden: samen met werknemers zoeken naar mogelijke oplossingen, volgende stappen of procedures voor de geuite zorgen of ervaringen.

• Vertrouwelijkheid handhaven: alle gesprekken met de vertrouwenspersoon zijn vertrouwelijk, tenzij er expliciet toestemming is gegeven door de werknemer om informatie te delen.
• Bemiddelen bij conflicten: communicatie en begrip tussen betrokkenen vergemakkelijken teneinde tot een bij voorkeur informele oplossing te kunnen komen.
• Formele procedures ondersteunen: Werknemers bijstaan die een formele klacht willen indienen, inclusief het proces uitleggen en emotionele steun bieden.
• Bewustzijn vergroten: het bevorderen van begrip voor het beleid, de rechten en verantwoordelijkheden op de werkvloer om ongewenst gedrag te voorkomen.
• Gevraagd en ongevraagd advies aan het management: patronen of systemische problemen identificeren en trends (anoniem) rapporteren aan het management om het beleid en de praktijken van de organisatie te verbeteren.
• Optreden als verbindingspersoon: Een brug slaan tussen werknemers en de organisatie, waarbij neutraliteit en onpartijdigheid gewaarborgd blijven.

Wat is het belang van een proactieve vertrouwenspersoon?

In de praktijk blijkt dat de rol van de vertrouwenspersoon traditioneel vaak reactief wordt ingevuld en beperkt blijft tot het luisteren naar meldingen en ondersteunen bij klachtenprocedures. Een vertrouwenspersoon kan echter veel meer betekenen voor een organisatie. Partners in Vertrouwen gelooft in een proactieve rol van de vertrouwenspersoon.

Een proactieve vertrouwenspersoon wacht niet af totdat problemen ontstaan of escaleren. In plaats daarvan zet de vertrouwenspersoon zich in om preventief risico’s te signaleren, bewustwording te vergroten bij werknemers en organisatie en aldus bij te dragen aan duurzame oplossingen binnen de organisatie. Hun rol overstijgt individuele gesprekken; ze opereren op het snijvlak van persoonlijke ondersteuning, organisatiecultuur en beleid.

Wat doet een proactieve vertrouwenspersoon?

Een proactieve vertrouwenspersoon richt zich op drie belangrijke pijlers: bewustwording, preventie en interventie.

Bewustwording vergroten

Een proactieve vertrouwenspersoon maakt zich zichtbaar en toegankelijk binnen de organisatie. Dit betekent dat werknemers weten wie ze zijn, wat hun rol is en wanneer ze bij hen terechtkunnen. Deze zichtbaarheid wordt actief bevorderd via bijvoorbeeld:

• De organisatie van workshops en trainingen over grensoverschrijdend gedrag, integriteit en psychologische veiligheid.
• het informeren van werknemers over klachten en meldprocedures en hun rechten.
• het faciliteren van laagdrempelige gesprekken, waardoor de drempel om hulp te zoeken wordt verlaagd.

Preventief handelen

Preventie is een belangrijk aspect van de proactieve benadering. Dit houdt in dat de vertrouwenspersoon signalen oppikt voordat ze escaleren. Denk aan het herkennen van spanningen binnen een team, patronen van ongewenst gedrag of tekenen van onveilige werksferen. Door deze signalen te rapporteren aan het management– zonder vertrouwelijkheid te schenden – kunnen managers of HR-afdelingen tijdig actie ondernemen.

Daarnaast speelt de vertrouwenspersoon een belangrijke rol in het adviseren over beleid. Ze kunnen behulpzaam zijn bij het opstellen of actualiseren van gedragscodes, klachtenprocedures, meldregelingen en trainingen.

Interventie en begeleiding

Ook interventie is een belangrijk onderdeel van het werk van de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon begeleidt melders bij het delen van hun ervaringen en helpt hen met het zoeken naar oplossingen en nadere vervolgstappen te bepalen. Maar de proactieve aanpak gaat verder:

• ze zorgen ervoor dat meldingen worden opgevolgd, met aandacht voor de belangen van zowel de melder als de organisatie.
• ze evalueren incidenten en adviseren het management over hoe herhaling kan worden voorkomen.

Waarom is proactiviteit belangrijk?

Voorkomen is beter dan genezen

Veel grensoverschrijdend gedrag en integriteitskwesties ontstaan door een gebrek aan bewustzijn of een cultuur waarin grensoverschrijdend gedrag wordt genegeerd. Proactieve vertrouwenspersonen kunnen deze cultuur doorbreken door misstanden bespreekbaar te maken voordat ze uit de hand lopen.

Vertrouwen opbouwen

Een vertrouwenspersoon die zichtbaar is en actief investeert in relaties binnen de organisatie, wekt vertrouwen. Werknemers weten dat er iemand is die hen serieus neemt en die de organisatie begrijpt. Dit verlaagt de drempel om hulp te zoeken.

Bijdragen aan een gezonde organisatiecultuur

Door continu te werken aan bewustwording en preventie, draagt de proactieve vertrouwenspersoon bij aan een veilige werkomgeving waarin werknemers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen. Dit versterkt niet alleen het welzijn van werknemers, maar ook de prestaties en reputatie van de organisatie.

Welke eisen mag je stellen aan een pro actieve vertrouwenspersoon?

Proactief optreden vereist een vertrouwenspersoon met een breed scala aan vaardigheden. Naast empathie en discretie is er behoefte aan strategisch inzicht, inzicht in de organisatie, communicatieve kracht en een goed begrip van wet- en regelgeving. Bovendien vraagt proactiviteit om een delicate balans: enerzijds mag de vertrouwenspersoon niet opdringerig overkomen, anderzijds is het belangrijk om assertief te zijn in het aankaarten van mogelijke risico’s.

Een andere uitdaging is de mate van steun vanuit de organisatie. Proactiviteit werkt alleen als het management en HR de vertrouwenspersoon serieus nemen en ruimte bieden om structurele verbeteringen door te voeren.

De proactieve vertrouwenspersoon is een sleutelfiguur in het bouwen van een veilige en integere werkomgeving. Organisaties die in een proactieve vertrouwenspersoon investeren, laten zien dat ze niet alleen incidenten willen oplossen, maar structureel willen bijdragen aan het welzijn van hun werknemers.

In een wereld waarin werknemers hogere eisen stellen aan sociale veiligheid en integriteit, is deze verschuiving van reactief naar proactief niet alleen wenselijk, maar noodzakelijk. Een proactieve vertrouwenspersoon maakt het verschil tussen het blussen van branden en het bouwen aan een organisatie waarin branden simpelweg niet meer ontstaan.

Waarvoor kun je bij een vertrouwenspersoon terecht?

Je kunt bij een vertrouwenspersoon terecht voor verschillende zaken, waaronder:

• Intimidatie: ervaringen met verbale, fysieke of seksuele intimidatie op de werkplek.

• Pesten: situaties waarin sprake is van herhaald en opzettelijk gedrag gericht op een individu of groep met de bedoeling schade, leed of intimidatie te veroorzaken.
• Discriminatie: oneerlijke of ongelijke behandeling op basis van geslacht, ras, religie, leeftijd, handicap of andere persoonlijke kenmerken.
• Intimidatie: gedrag of acties die bedoeld zijn om iemand bang te maken, te dwingen of te bedreigen, vaak met als doel angst te creëren of iemand te dwingen op een bepaalde manier te handelen.
• Seksuele intimidatie: bedreigingen of dwingend gedrag om iemand seksueel te beïnvloeden.
• Agressie: vijandig of gewelddadig gedrag, acties of houdingen die bedoeld zijn om anderen schade toe te brengen, te bedreigen of intimideren.
• Conflicten: geschillen of spanningen die je welzijn of werkprestaties beïnvloeden.
• Integriteitskwesties: melden of bespreken van maatschappelijke misstanden zoals fraude, diefstal, corruptie, wetsovertredingen.
• Werkdruk of stress: overweldigende werkdruk of ongezonde werkomgevingen.
• Advies over procedures: begeleiding bij het indienen van een formele klacht.
• Ondersteuning bij besluitvorming: opties tot oplossingen onderzoeken zonder je onder druk gezet te voelen.

De vertrouwenspersoon biedt een veilige, neutrale en omgeving om zorgen en ervaringen te bespreken en biedt ondersteuning.

Waarvoor kun je niet bij een vertrouwenspersoon terecht?

Voor de volgende zaken kun je geen beroep doen op een vertrouwenspersoon:

• Niet-werkgerelateerde kwesties: persoonlijke problemen die niets te maken hebben met het werk, zoals familiekwesties of financiële privéaangelegenheden, tenzij ze invloed hebben op je werkomgeving.
• Therapie of begeleiding: de vertrouwenspersoon is geen coach, psycholoog of therapeut. Indien wenselijk kan de vertrouwenspersoon wel door verwijzen.
• Juridisch advies: de vertrouwenspersoon is geen advocaat en zal geen juridische juridische begeleiding bieden.
• HR kwesties: zaken zoals loonfouten, contractgeschillen of routinematige HR-zaken vallen buiten hun bereik.
• Functionering van de weknemer: voor zaken omtrent het functioneren van een werknemer of werkprestaties is de direct leidinggevende of HR het aanspreekpunt. Hier is geen rol weggelegd voor de vertrouwenspersoon.

Wie kan gebruik maken van een vertrouwenspersoon?

In principe kan iedereen binnen een organisatie die te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag of integriteitskwesties de hulp inroepen van een vertrouwenspersoon. Dit omvat meestal:

• Werknemers: voltijdse, deeltijdse of tijdelijke werknemers kunnen bij de vertrouwenspersoon terecht voor ondersteuning indien zij geconfronteerd worden met grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer of integriteitskwesties.
• Stagiairs of stagiairs: stagiairs of trainees die binnen de organisatie werken, hebben ook het recht om hulp te zoeken als ze problemen ondervinden op de werkvloer.
• Vrijwilligers: ook vrijwilligers heeft kunnen bij de vertrouwenspersoon terecht voor ondersteuning.
• Contractwerkers: personen die op basis van een samenwerkingscontract werken, zoals ZZP-ers of consultants, kunnen ook gebruik maken van de diensten van de vertrouwenspersoon, afhankelijk van het beleid van de organisatie.

Kortom, iedereen binnen de organisatiestructuur, of ze nu tijdelijk of vast in dienst zijn, kan bij een vertrouwenspersoon terecht om werkgerelateerde zaken te bespreken in een veilige, vertrouwelijke en ondersteunende omgeving.

Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen?

Een vertrouwenspersoon moet binnen bepaalde grenzen opereren om effectief en neutraal te blijven. Acties die een vertrouwenspersoon niet mag ondernemen zijn:

• Het schenden van de vertrouwelijkheid: de vertrouwenspersoon mag geen informatie openbaar maken die door een werknemer is gedeeld zonder expliciete toestemming, behalve in gevallen waar er een wettelijke verplichting is (bijv. strafbare zaken)

• Partij kiezen: de vertrouwenspersoon moet onpartijdig.
• Beslissingen nemen: de vertrouwenspersoon is niet bevoegd om formele beslissingen te nemen over disciplinaire maatregelen of oplossingen; de rol van de vertrouwenspersoon is ondersteunend.
• Werknemers tot handelen dwingen: de vertrouwenspersoon mag een werknemer niet onder druk zetten om een formele klacht in te dienen of specifieke acties te ondernemen tegen zijn of haar wil.
• Optreden als juridisch vertegenwoordiger: de vertrouwenspersoon geeft geen juridisch advies of vertegenwoordigt een werknemer in juridische procedures.
• Zich mengen in organisatorische processen: de vertrouwenspersoon mag zich niet bemoeien met formele HR-processen of managementbeslissingen.
• Professionele diensten vervangen: de vertrouwenspersoon is geen therapeut, coach of bemiddelaar en mag geen diensten verlenen die buiten zijn of haar bereik vallen.

Door deze grenzen te respecteren, behoudt een vertrouwenspersoon integriteit, neutraliteit en betrouwbaarheid binnen de organisatie.

Wat is het belang van vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon voor de vertrouwenspersoon, werknemer en organisatie?

Vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid is essentieel om de rol van vertrouwenspersoon goed te kunnen uitoefenen. Dit betekent:

Voor de vertrouwenspersoon:

• Geloofwaardigheid: vertrouwelijkheid zorgt ervoor dat de adviseur gezien wordt als een betrouwbare en neutrale figuur.
• Effectief functioneren: onafhankelijkheid stelt hen in staat om zonder externe druk te handelen, onbevooroordeelde te kunnen opereren en oprechte ondersteuning te bieden.

Voor de werknemer:

• Veiligheid en vertrouwen: vertrouwelijkheid zorgt ervoor dat werknemers zich veilig voelen bij het delen van persoonlijke of gevoelige kwesties zonder angst voor onthulling of vervelende gevolgen.
• Eerlijke ondersteuning: onafhankelijkheid garandeert onpartijdige ondersteuning en hulp, vrij van organisatorische of managementinvloeden.

Voor de organisatie:

• Veilige meldcultuur: werknemers zullen eerder problemen melden in de wetenschap als de vertrouwelijkheid en neutraliteit gewaarborgd is.
• Culturele integriteit: onafhankelijkheid bevordert een cultuur van eerlijkheid en transparantie en vermindert vriendjespolitiek of belangenconflicten.
• Risicobeperking: vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid minimaliseren juridische en reputatiegevolgen

Waarom is een vertrouwenspersoon belangrijk binnen een organisatie?

Een vertrouwenspersoon is belangrijk binnen een organisatie omdat deze kan bijdragen aan een veilige werkomgeving. De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon binnen een organisatie, intern of extern, moedigt werknemers aan om gevoelige kwesties omtrent ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties aan de orde te stellen zonder angst voor benadeling of veroordeling.

Een vertrouwenspersoon kan ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties op de werkvloer helpen identificeren en aanpakken voordat ze escaleren, waardoor het risico op juridische problemen of schade aan de reputatie van de organisatie wordt verkleind.

De vertrouwenspersoon stimuleert een open communicatie binnen de organisatie. Werknemers zullen eerder hun zorgen uiten als ze weten dat er een neutrale, betrouwbare persoon is tot wie ze zich kunnen wenden. Dit verbetert de transparantie en het vertrouwen binnen de organisatie.

De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon binnen een organisatie verbetert het welzijn van werknemers. Door steun en begeleiding te bieden, helpt een vertrouwenspersoon werknemers door een moeilijke situatie te navigeren, wat stress kan verminderen, het moreel kan verbeteren en het algehele welzijn kan vergroten.

Een vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat problemen op de werkplek op de juiste manier worden aangepakt, waardoor het risico op rechtszaken in verband met ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties afneemt.

De aandacht voor inclusiviteit en respect wordt bevorderd. De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon laat zien dat de organisatie zich inzet voor een eerlijke behandeling, diversiteit en respect voor alle werknemers, wat cruciaal is voor het handhaven van een positieve werkcultuur.

De vertrouwenspersoon ondersteunt daarnaast de organisatie op het gebied wet en regelgeving met betrekking tot een goed PSA beleid en zorgt dat dat de organisatie de gedragscode, klachtenprocedure en meldregeling op orde heeft, zodat voor werknemers duidelijk is waar zij terecht kunnen als zij geconfronteerd worden met ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties.

Wat is het verschil tussen een interne en een externe vertrouwenspersoon?

Het verschil tussen een interne en een externe vertrouwenspersoon ligt vooral in hun band met de organisatie en de mate van neutraliteit die ze bieden:

Interne vertrouwenspersoon:

• Affiliatie: een interne vertrouwenspersoon maakt deel uit van de organisatie, vaak van de HR-afdeling of andere afdelingen zoals het management of senior werknemers.
• Bekendheid met de organisatie: een interne vertrouwenspersoon is bekend met de cultuur, het beleid en de procedures van de organisatie.
• Potentiële vooringenomenheid: omdat de interne vertrouwenspersoon binnen de organisatie werkt, kunnen werknemers het gevoel hebben dat er sprake is van belangenverstrengeling, vooral in hiërarchische situaties of bij gevoelige kwesties.
• Toegankelijkheid: een interne vertrouwenspersoon kan toegankelijker en vertrouwder zijn voor werknemers, omdat ze deel uitmaken van de organisatie.

Externe vertrouwenspersoon:

• Affiliatie: Een externe vertrouwenspersoon is per definitie onafhankelijk en staat volledig los van de organisatie.
• Neutraliteit: een externe vertrouwenspersoon kan een hoger niveau van neutraliteit en onpartijdigheid bieden, omdat ze niet beïnvloed worden door interne politiek of de structuur van de organisatie. Werknemers zullen zich meer op hun gemak voelen bij het delen van gevoelige kwesties zonder angst voor vooringenomenheid of interne belangenverstrengeling.
• Bekendheid met de organisatie: de externe vertrouwenspersoon zal zich de specifieke organisatiecultuur eigen maken, en brengt ruime ervaring en objectiviteit mee in het omgaan met problemen op de werkvloer.
• Vertrouwelijkheid: werknemers kunnen zich zekerder voelen in het bespreken van hun problemen met een externe vertrouwenspersoon, omdat er minder risico is dat informatie wordt gedeeld binnen de organisatie, waardoor een hoger niveau van vertrouwelijkheid kan worden gewaarborgd.
• Expertise en ervaring: externe vertrouwenspersonen hebben vaak gespecialiseerde training en ervaring in het omgaan met ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties.
• Meer vertrouwen: de aanwezigheid van een externe vertrouwenspersoon kan het vertrouwen in het systeem vergroten, omdat werknemers het gevoel kunnen hebben dat er naar hen wordt geluisterd door iemand die niet wordt beïnvloed door interne hiërarchieën of de dynamiek van de organisatie.
• Verbeterde werkcultuur: een externe vertrouwenspersoon kan waardevolle inzichten verschaffen in de organisatiecultuur met een open mind en verbeteringen aanbevelen op basis van hun bredere ervaring met het werken met verschillende organisaties.

Is het verplicht voor een organisatie om een vertrouwenspersoon te hebben?

Op dit moment is het voor organisaties met minder dan 50 werknemers (nog) niet wettelijk verplicht om een vertrouwenspersoon te hebben. Het wordt echter wel sterk aanbevolen. Het wetsvoorstel inzake de verplichting voor organisaties tot aanstelling van een vertrouwenspersoon ligt op dit moment nog steeds ter goedkeuring bij de Eerste Kamer.

Heeft een organisatie echter meer dan 50 werknemers dan is de organisatie op basis van de Wet Bescherming Klokkenluiders verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit mag een interne dan wel externe vertrouwenspersoon zijn.

Op grond van de Arbo wet dient elke werkgever, ongeacht de omvang van de organisatie, wel een RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie) en een goed PSA-beleid te hebben. Elke werkgever dient een arbobeleid te voeren dat gericht is op het creëren van optimale en veilige arbeidsomstandigheden. Op basis van de RI&E kan de organisatie zijn PSA-beleid (Psycho Sociale Arbeidsbelasting) vormgeven.

De afkorting RI&E staat voor de Risico Inventarisatie en Evaluatie. In de RI&E dienen alle arbeidsrisico’s in de organisatie te worden beschreven. Een van deze risico’s zijn risico’s tengevolge van ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties. Deze risico’s dienen derhalve meegenomen te worden in een RI&E. Wanneer alle risico’s in kaart zijn gebracht, dient er een plan van aanpak te worden geschreven om deze risico’s te beperken, het PSA-beleid.

Voor een goed PSA beleid zouden de volgende maatregelen genomen kunnen worden:

• Aanstelling van een vertrouwenspersoon.
• Opstelling van een Gedragscode. Bepaal wat gewenst gedrag is en hoe werknemers omgaan met elkaar en klanten. Zet hier ook in hoe de organisatie omgaat met ongewenste omgangsvormen en voer dit uit wanneer dit nodig is.
• Opstelling van een klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen zodat werknemers hun klachten formeel kunnen indienen.
• Opstelling van een meldregeling (op basis van de Wet Bescherming Klokkenluiders verplicht voor organisaties met meer dan 50 werknemers)
• Werknemers Tevredenheids Onderzoek (MTO), middels een vragenlijst te verspreiden onder alle werknemers teneinde inzicht te krijgen in het welzijn van werknemers binnen de organisatie.
• Voorlichting aan werknemers over psychosociale arbeidsbelasting. Bijvoorbeeld over omgangsvormen. Bespreek zorgen van uw werknemers, hoe zij dit herkennen en wat de gevolgen kunnen zijn.

Hoewel de Arbowet het aanstellen van een vertrouwenspersoon niet expliciet verplicht stelt, moedigt de Arbowet organisaties wel aan om werknemers een veilige en vertrouwelijke manier te bieden om ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties te melden.

Veel organisaties kiezen er derhalve voor om een vertrouwenspersoon aan te stellen om aan de eis van een goed PSA beleid te voldoen en aldus te zorgen dat de wet wordt nageleefd.

Hoe kies je een vertrouwenspersoon?

De eerste keuze waar een organisatie voor komt te staan is de keuze voor een interne vertrouwenspersoon of een externe vertrouwenspersoon. Het belangrijkste criterium hierbij is in hoeverre onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon voor de organisatie van belang is. Voor het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon verwijzen we naar hoofdstuk 12. Andere selectiecriteria die van belang zijn zijn o.a.: ervaring in het oplossen van conflicten, communicatieve vaardigheden, onpartijdigheid en bekendheid met het beleid van de organisatie.

Interne of externe benoeming: De adviseur kan gekozen worden vanuit de organisatie (bijv. HR-professionals, senior werknemers) of een externe partij (bijv. een onafhankelijke organisatie van vertrouwenspersonen). Om volledige neutraliteit en onafhankelijkheid te garanderen wordt vaak de voorkeur gegeven aan een externe vertrouwenspersoon.

Indien de keuze voor de vertrouwenspersoon is gemaakt, dient de organisatie de benoeming bekend te maken aan alle werknemers, waarbij de rol van de vertrouwenspersoon, de vertrouwelijkheidsregels en de manier om contact op te nemen duidelijk worden uitgelegd.

Welke eisen mag je stellen aan een vertrouwenspersoon?

Wat maakt een vertrouwenspersoon écht goed? Het antwoord reikt verder dan het bieden van een luisterend oor en het waarborgen van de vertrouwelijkheid. Een goede vertrouwenspersoon moet het volgende kunnen bieden:

• Proactiviteit: Een goede vertrouwenspersoon wacht niet af totdat een werknemer met een probleem aanklopt. Proactiviteit betekent signaleren, bewustzijn creëren en een cultuur van veiligheid bevorderen. Dit vraagt om zichtbaarheid binnen de organisatie. Een vertrouwenspersoon die zichzelf kenbaar maakt, trainingen initieert over grensoverschrijdend gedrag of werknemers actief informeert, draagt bij aan een omgeving waarin problemen eerder worden voorkomen dan opgelost. Proactiviteit betekent ook het aanpakken van trends. Denk aan het herkennen van subtiele patronen in meldingen die kunnen wijzen op structurele problemen, zoals een onveilige werksfeer in bepaalde afdelingen. Een proactieve vertrouwenspersoon bespreekt deze signalen tijdig met de organisatie, zonder vertrouwelijkheid te schenden, en stimuleert zo een cultuur van verbetering.
• Emotionele Intelligentie: Een vertrouwenspersoon moet beschikken over het vermogen om signalen op te pikken die een ander niet direct uitspreekt. Onuitgesproken gevoelens, zoals angst, schaamte of woede, vragen om een scherpe antenne. De vertrouwenspersoon moet niet alleen luisteren, maar ook doorvragen, zonder te oordelen.
• Integriteit: vertrouwen begint bij betrouwbaarheid. Een vertrouwenspersoon moet zich strikt houden aan afspraken over vertrouwelijkheid en nooit de belangen van de melder schaden. Dit vergt niet alleen een sterke ethische houding, maar ook het vermogen om onafhankelijk te blijven, zelfs wanneer er druk wordt uitgeoefend door management of andere partijen. De vertrouwenspersoon is geen verlengstuk van de organisatie, maar een onafhankelijke steunpilaar voor de melder.
• Communicatievaardigheden: het begeleiden van een melder vereist uitstekende communicatieve vaardigheden. Dit omvat niet alleen het bieden van een luisterend oor, maar ook het helder uitleggen van opties, het geven van eerlijke feedback en het bespreekbaar maken van complexe situaties. Daarnaast moet een vertrouwenspersoon kalm blijven in emotioneel geladen gesprekken en de melder het gevoel geven dat diens verhaal veilig is.
• Juridische en procedurele Kennis: een goede vertrouwenspersoon heeft voldoende kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Wet Bescherming Klokkenluiders, de Arbowet en interne gedragscodes, klachtenprocedures en meldregelingen. Deze kennis stelt de vertrouwenspersoon in staat om de melder te begeleiden bij formele stappen, indien nodig.
• Analytisch denkvermogen: het vermogen om psychologische processen, machtsdynamieken en de organisatiecultuur te analyseren, waardoor advies beter afgestemd kan worden op de context van de melder én de organisatie.
• Professionele neutraliteit: een vertrouwenspersoon mag geen partij kiezen. Hoewel empathie essentieel is, moet er altijd een balans zijn tussen persoonlijke betrokkenheid en professionele distantie. Neutraliteit zorgt ervoor dat de vertrouwenspersoon geloofwaardig blijft, niet alleen voor de melder, maar ook voor andere betrokkenen en de organisatie.
• Volstrekte onafhankelijkheid: de vertrouwenspersoon dient te allen tijde volstrekt onafhankelijk te opereren. Dit is meestal het beste gewaarborgd bij een externe vertrouwenspersoon.
• Veiligheid creëren: het fundament van de rol is psychologische veiligheid. Mensen moeten zich niet alleen veilig voelen om naar de vertrouwenspersoon te stappen, maar ook om hun diepste zorgen en ervaringen te delen. Dit betekent dat een vertrouwenspersoon bewust moet werken aan het wegnemen van barrières, zoals angst voor represailles of stigmatisering.
• Reflectie en scholing: tenslotte kan een vertrouwenspersoon pas effectief zijn als deze bereid is om continu te leren. Regelmatige training, intervisie met andere vertrouwenspersonen en reflectie op eigen handelen zijn essentieel. De samenleving, en daarmee ook de werkvloer, verandert voortdurend. Nieuwe uitdagingen, zoals grensoverschrijdend gedrag in de online sfeer, vereisen voortdurende aanpassing.

Een goede vertrouwenspersoon is geen standaardfunctie; het is een rol die om uitzonderlijke kwaliteiten vraagt. De kwaliteit van een goede vertrouwenspersoon overstijgt de basisvaardigheden van luisteren en empathie. Bovengenoemde kwaliteiten stellen de vertrouwenspersoon in staat om proactief te handelen en zo ook strategisch en preventief bij te dragen aan een gezonde organisatiecultuur.

Organisaties die kiezen voor een vertrouwenspersoon met deze kwaliteiten, investeren in de toekomst. Ze voorkomen niet alleen escalaties en schade, maar bouwen ook aan vertrouwen, integriteit en welzijn op de werkvloer. Een goede vertrouwenspersoon is daarmee niet alleen een veilige haven voor de werknemer, maar ook een strategische partner voor de organisatie als geheel.

Vertrouwenspersoon een kostenpost?

De rol van een externe vertrouwenspersoon in organisaties groeit. Psychosociale arbeidsbelasting (PSA), is een blijvend aandachtspunt voor werkgevers. Met het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon kunnen organisaties een belangrijke stap zetten om een veilige werkomgeving te waarborgen. Maar hoe moeten we de kosten van zo’n aanstelling zien? De aanstelling van een externe vertrouwenspersoon moet gezien worden als onderdeel van een integrale aanpak. Het is geen luxe, maar een noodzakelijke uitgave om de gezondheid en veiligheid van werknemers te garanderen. De indirecte voordelen van een extern vertrouwenspersoon aanzienlijk zijn. Denk aan betere werkrelaties, meer vertrouwen in het management, terugdringen van ziekteverzuim en een afname van personeelsverloop.

Organisaties die PSA serieus nemen, hebben meer kans om talent aan te trekken en te behouden. In een krappe arbeidsmarkt kan dit een cruciaal concurrentievoordeel zijn. De kosten van een externe vertrouwenspersoon dienen niet alleen in het kader van risico’s gezien te moeten worden, maar ook als strategische investering in een aantrekkelijke, toekomstbestendige veilige werkomgeving.

Het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon is geen passieve verzekering tegen problemen, maar een actieve stap richting een gezondere organisatiecultuur. Het is een investering in preventie, vertrouwen en welzijn, en daarmee in de lange termijn duurzaamheid van de organisatie. De uitdaging ligt erin om deze maatregel te zien als een integraal onderdeel van een breed en effectief PSA-beleid.

Waarom kiezen voor Partners in Vertrouwen?

Bij Partners in Vertrouwen begrijpen we de impact van ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties op zowel de werknemer als de organisatie. Met onze jarenlange ervaring en diepgaande kennis van zowel de menselijke kant als de organisatorische processen, bieden we een veilige en professionele omgeving om deze problemen aan te pakken. Wij geloven in het belang van open communicatie, het bieden van passende begeleiding, en het creëren van een cultuur waarin ongewenst gedrag bespreekbaar is. Onze holistische aanpak zorgt ervoor dat we niet alleen problemen oplossen, maar ook bijdragen aan de preventie van toekomstige kwesties, waardoor we een positieve, productieve en veilige werkomgeving helpen opbouwen voor iedereen.

Benieuwd wat wij kunnen doen? Neem gerust contact op met ons.