Wat is een vertrouwenspersoon?

In het kort: wat doet een vertrouwenspersoon?

• Een vertrouwenspersoon is iemand die medewerkers ondersteunt bij ongewenst gedrag of integriteitskwesties.
• Wat doet een vertrouwenspersoon binnen een organisatie? Hij of zij biedt een luisterend oor, geeft advies en begeleidt bij vervolgstappen.
• De rol vertrouwenspersoon bij gesprek is om medewerkers in vertrouwen te laten spreken en hen professioneel te ondersteunen.
• Een vertrouwenspersoon geeft voorlichting, preventie en advies aan zowel medewerkers als management.
• Een externe vertrouwenspersoon inhuren via Partners in Vertrouwen biedt organisaties onafhankelijkheid, objectiviteit en deskundige begeleiding.
• Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen? Hij of zij mag geen juridische beslissingen nemen, partij kiezen of vertrouwelijkheid schenden.

Een vertrouwenspersoon is een persoon die door een organisatie is aangesteld om medewerkers te ondersteunen bij het bespreken van vertrouwelijke kwesties en klachten over ongewenst gedrag of integriteitskwesties willen melden. Maar wat is een vertrouwenspersoon precies binnen het werkveld en waarom is deze rol zo belangrijk binnen een organisatie? In dit blog bespreken we wat een vertrouwenspersoon is, wat zijn of haar taken zijn en waarom het hebben van een vertrouwenspersoon zo belangrijk is.

Wat is een vertrouwenspersoon?

Steeds meer organisaties hebben iemand aangesteld als vertrouwenspersoon om medewerkers te ondersteunen die last ervaren in de omgang met een of meerdere collega’s op het gebied van intimidatie, seksuele intimidatie, pesten, agressiviteit of discriminatie. Dit noemen we de ongewenste omgangsvormen. De vraag ‘wat is een vertrouwenspersoon’ wordt steeds vaker gesteld door bedrijven die inzetten op een gezonde werkcultuur. De medewerker bepaalt zelf of er een grens is overgegaan of niet. Dit kan heel vervelend zijn; hoe ga je er mee om, men gaat met minder plezier naar het werk en kan zich afvragen of en hoe dit bespreekbaar gemaakt kan worden. Omdat te bespreken kan die persoon terecht bij een vertrouwenspersoon. Samen wordt er bekeken welke vervolgstappen mogelijk zijn, van een informele oplossing tot het indienen van een formele klacht volgens de klachtenprocedure. De medewerker bepaalt dat uiteindelijk zelf en alles blijft volstrekt vertrouwelijk.

Het kan ook zijn dat een medewerker vermoedt dat er iets niet in de haak is. Denk hierbij aan onder andere diefstal, fraude of misbruik van bedrijfsmiddelen. Dit zijn integriteitskwesties. Ook dat kan besproken worden met de vertrouwenspersoon. Samen bekijken ze de mogelijke vervolgstappen en welke meldprocedures er zijn zodat de medewerker zelf een goed geïnformeerde beslissing kan nemen.

Wat doet een vertrouwenspersoon: de vertrouwenspersoon heeft 3 taken:

Wat doet een vertrouwenspersoon binnen een organisatie is meer dan alleen een luisterend oor bieden, het is een actieve rol in het ondersteunen, informeren en adviseren.

1. De eerste taak: het slachtoffer van ongewenst gedrag of de potentiële melder van een integriteitskwesties steunen: zijn of haar verhaal aanhoren en samen een passende oplossing zoeken voor de situatie, waardoor hij of zij weer veilig en gezond kan functioneren. De rol vertrouwenspersoon komt hier duidelijk naar voren als iemand die medewerkers helpt om weer grip te krijgen op hun werksituatie;
2. De tweede taak: voorlichting geven aan de medewerkers en leidinggevenden over ongewenst gedrag en integriteitskwesties: de nadruk ligt op preventie, hoe er mee om te gaan als het toch plaatsvindt en de rol van de vertrouwenspersoon daarbij. Voorlichting over ongewenst gedrag is essentieel binnen het vertrouwenspersoon werk, omdat het bijdraagt aan bewustwording en preventie;
3. De derde taak: gevraagd en ongevraagd advies aan het management op beide gebieden.

Wie kan vertrouwenspersoon zijn?

Een vertrouwenspersoon kan iemand zijn binnen de organisatie of instelling, zoals een HR-manager, leidinggevende, docent of medestudent. Maar een vertrouwenspersoon kan ook extern worden ingehuurd, bijvoorbeeld via een organisatie zoals Partners in Vertrouwen. Het belangrijkste is dat de vertrouwenspersoon beschikbaar en goed benaderbaar is, vertrouwelijkheid kan bieden en de nodige kwalificaties en training heeft. Het inzetten van een externe vertrouwenspersoon biedt uw bedrijf objectiviteit en professionele ondersteuning in gevoelige kwesties.

Wat zijn de kwalificaties van een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon moet beschikken over een aantal kwalificaties, waaronder goede communicatieve vaardigheden, het vermogen om empathisch en onpartijdig te zijn en vertrouwelijkheid te waarborgen. Daarnaast is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon getraind is in het omgaan met gevoelige kwesties en klachten over ongewenst gedrag en meldingen van integriteitskwesties. De vertrouwenspersoon moet daarom op de hoogte zijn van de klachtenprocedures en meldregelingen binnen de organisatie en bovendien weten of deze voldoen aan de wetgeving. De taken vertrouwenspersoon vereisen deskundigheid, ervaring en voortdurende bijscholing.

Hoe word je een vertrouwenspersoon?

Er zijn verschillende manieren om een vertrouwenspersoon te worden. Sommige organisaties bieden trainingen aan om medewerkers op te leiden tot interne vertrouwenspersoon. Wil je echter als externe vertrouwenspersoon aan de slag dan is het mogelijk om een opleiding tot vertrouwenspersoon te volgen bij een opleidingsinstituut. Het is belangrijk dat dit een erkend instituut is zodat de externe vertrouwenspersonen zich kunnen laten certificeren en registreren bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV). Een professionele vertrouwenspersoon in uw bedrijf kan dus intern opgeleid worden of extern worden ingehuurd, afhankelijk van de behoefte.

Waarom is het belangrijk om een vertrouwenspersoon te hebben?

Het hebben van een vertrouwenspersoon is belangrijk omdat medewerkers zich dan vrijer voelen om ongewenste situaties te melden. Dit kan bijdragen aan het creëren van een prettige en veiligere werkomgeving en het voorkomen van ongewenst gedrag. Daarnaast kan een vertrouwenspersoon helpen bij het oplossen van conflicten en het bieden van ondersteuning aan medewerkers die slachtoffer zijn geworden van ongewenst gedrag. De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon binnen het bedrijf draagt bij aan duurzame inzetbaarheid en een positief werkklimaat.

De vertrouwenspersoon en preventie van ongewenst gedrag

Daarnaast is het hebben van een vertrouwenspersoon ook belangrijk voor de organisatie. Denk hierbij aan een verbetering van de arbeidsomstandigheden, een verminderd ziekteverzuim, kostenbesparing en een goed imago van de organisatie. Het vertrouwenspersoon werk is daarmee niet alleen ondersteunend, maar ook preventief van aard.

De impact van een vertrouwenspersoon op de organisatie

Een vertrouwenspersoon kan niet alleen bijdragen aan een veiligere werkomgeving en het voorkomen van ongewenst gedrag, maar kan ook bijdragen aan een verbetering van de arbeidsomstandigheden en het verminderen van het ziekteverzuim. Werkstress leidde tot 3,1 miljard in totale verzuimkosten in 2022. Alleen al pesten veroorzaakt 4 miljoen extra verzuimdagen. 13% van de werknemers zegt weleens te maken hebben met ongewenst gedrag op het werk en 1 op de 6 ambtenaren wordt aangezet tot niet integer werk. Daarnaast kan een vertrouwenspersoon bijdragen aan het voorkomen van reputatieschade en het voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en veiligheid.

Conclusie

Een vertrouwenspersoon is een persoon die is aangesteld om medewerkers te ondersteunen bij het bespreken van vertrouwelijke kwesties en klachten over ongewenst gedrag. Een vertrouwenspersoon kan bijdragen aan een veiligere werkomgeving, het voorkomen van ongewenst gedrag en een verbetering van de arbeidsomstandigheden en het welzijn van medewerkers. Dit komt de productiviteit en flexibiliteit ten goede. Het is daarom belangrijk dat organisaties aandacht besteden aan het aanstellen van een vertrouwenspersoon en het creëren van een open cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om problemen te bespreken. Of u nu kiest voor een interne of externe vertrouwenspersoon, de rol vertrouwenspersoon is onmisbaar voor het welzijn binnen uw bedrijf.

Veelgestelde vragen over de vertrouwenspersoon

Wat doet een vertrouwenspersoon op het werk?

Een vertrouwenspersoon op het werk helpt medewerkers bij meldingen van pesten, intimidatie, agressie of integriteitskwesties. Hij of zij biedt een veilige plek om te praten en begeleidt de medewerker bij het kiezen van de juiste vervolgstappen.

Wat is de definitie van een vertrouwenspersoon?

De definitie vertrouwenspersoon is: een professional die medewerkers ondersteunt bij vertrouwelijke kwesties en een veilige, neutrale ruimte biedt om problemen te bespreken.

Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen?

Een vertrouwenspersoon mag geen partij kiezen, geen juridische adviezen geven en geen beslissingen nemen over disciplinaire maatregelen. De rol is ondersteunend, niet beslissend.

Waarom kiezen voor een externe vertrouwenspersoon?

Een externe vertrouwenspersoon brengt onafhankelijkheid en objectiviteit mee. Werknemers voelen zich vaak veiliger om gevoelige zaken te bespreken met iemand van buiten de organisatie.

Welke rol speelt een vertrouwenspersoon binnen een organisatie?

De rol vertrouwenspersoon is zowel individueel als preventief: medewerkers ondersteunen, management adviseren en bijdragen aan een gezonde en veilige bedrijfscultuur.