In het streven naar een veilige en respectvolle werkomgeving vragen klanten ons ook vaak voor hulp bij het begeleiden van gesprekken. Maar wat is het verschil met Mediation? En welke rol heeft de vertrouwenspersoon hierin? Binnen ons team van Partners in Vertrouwen hebben we naast ervaren vertrouwenspersonen, ook gespreksbegeleiders en mediators. Wat zijn de verschillen tussen deze rollen in het omgaan met ongewenste omgangsvormen?
Gespreksbegeleiding versus Mediation
Het kan zijn dat een gesprek tussen diegene die ongewenst gedrag heeft ervaren en de veroorzaker hiervan, al dan niet in bijzijn van een vertrouwenspersoon en/of leidinggevende, goed kan plaatsvinden zonder gespreksbegeleiding. Het kan echter ook zo zijn dat men juist moeite heeft met effectieve communicatie of bang is ‘dicht te klappen’ tijdens het gesprek. Dan is gespreksbegeleiding een goed middel om in te zetten. Gespreksbegeleiding is primair gericht op het faciliteren van dialoog en het verbeteren van onderlinge communicatie. Het is bijzonder effectief in situaties waar misverstanden of communicatieproblemen ten grondslag liggen aan het conflict. Omdat de gespreksbegeleider neutraal is kan deze een meer actieve en sturende rol hebben om ervoor te zorgen dat beide gesprekspartners hun verhaal kunnen doen en zo samen naar een oplossing komen waarbij het ongewenste gedrag stopt en alle betrokkenen weer prettig en veilig naar hun werk gaan.
Mediation, aan de andere kant, zoekt naar een concrete oplossing voor een conflict met tegenstrijdige belangen, waarbij een neutrale derde partij (de mediator) helpt met het verkennen van belangen en het onderhandelen van een overeenkomst. Dit vindt meestal in een later stadium plaats.
"Wij horen van klanten dat ze gespreksbegeleiding bij een lastig conflict over ongewenste omgangsvormen als heel zinvol ervaren omdat de partijen zo toch tot een goed gesprek kwamen."
Wanneer te kiezen voor Gespreksbegeleiding of Mediation?
De keuze tussen gespreksbegeleiding en mediation hangt sterk af van de aard en de escalatie van het conflict. In het algemeen kunnen we stellen dat gespreksbegeleiding de voorkeur heeft wanneer partijen openstaan voor dialoog maar moeite hebben met effectieve communicatie. Mediation is geschikter voor meer geëscaleerde conflicten waarbij een formele oplossing noodzakelijk is.
De Unieke Rol van de Vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en ondersteuning aan medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag. Een belangrijk aspect van deze rol is de strikt vertrouwelijkheid. De vertrouwenspersoon kan samen met de medewerker bekijken welke stappen deze zou kunnen zetten. Zelf het gesprek aangaan verdient in veel gevallen de voorkeur en de vertrouwenspersoon kan helpen bij de voorbereiding van dit gesprek. Indien de medewerker extra ondersteuning wenst kan de vertrouwenspersoon aanwezig bij het gesprek, maar de vertrouwenspersoon voert nooit het gesprek voor de medewerker.
De vertrouwenspersoon is in feite partijdig en ondersteunt diegene die het eerste bij hem of haar komt. Dat betekent dan ook dat als diegene met wie de medewerker een probleem heeft ook graag met een vertrouwenspersoon wil spreken, dat deze zal worden doorverwezen naar een andere vertrouwenspersoon. Om diezelfde reden kan de vertrouwenspersoon niet óók de gesprekbegeleider of de mediator zijn.
Preventieve Maatregelen
Voorkomen is beter dan genezen; het is daarom van uiterst belang om preventieve maatregelen in te stellen. Het aanstellen van een toegankelijke vertrouwenspersoon en het duidelijk communiceren over de verschillende rollen en het proces zijn essentieel.
Het is een goede stap om daarnaast in samenwerking met medewerkers een gedragscode te ontwikkelen om gewenst gedrag te bevorderen en ongewenst gedrag te adresseren. Training en duidelijke communicatie over de rollen van vertrouwenspersonen, gespreksbegeleiders en mediators bijdragen aan een veiligere werkomgeving.
Door de rollen van vertrouwenspersonen, gespreksbegeleiders en mediators gescheiden te houden en door de inzet van preventieve maatregelen, kunnen organisaties effectiever grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer aanpakken. Dit zorgt voor een veiliger en meer inclusief werkklimaat waarin iedereen zich gerespecteerd voelt.
Wilt u weten wat Partners in Vertrouwen voor uw organisatie kan betekenen op het gebied van externe vertrouwenspersonen, gespreksbegeleiding of mediation? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Comments