Het belang van een gedragscode gewenst gedrag en integriteit voor vertrouwenspersonen

Een goede gedragscode kan bijdragen aan een veilige werkomgeving waarin medewerkers zich gesteund voelen en ongewenst gedrag niet wordt getolereerd. Zo’n gedragscode biedt de organisatie, management en leidinggevenden handvatten om medewerkers op de juiste manier bij te kunnen staan indien er wel sprake is van ongewenst gedrag of integriteitskwesties. Hieronder bespreken we de belangrijkste aspecten van een goede gedragscode gewenst gedrag en integriteit en hoe je zo’n gedragscode kunt opstellen.

Het belang van een goede gedragscode gewenst gedrag en integriteit

Een goede gedragscode gewenst gedrag en integriteit kan bijdragen aan de preventie van ongewenst gedrag door het stellen van duidelijke gedragsregels en normen en waarden binnen de organisatie. Bovendien zorgt een gedragscode voor duidelijkheid over de rol en verantwoordelijkheden van een vertrouwenspersoon, de procedures voor het melden van integriteitskwesties en behandelen van klachten over ongewenste omgangsvormen, en de vertrouwelijkheid en privacy van de melder.

Stappen om een gedragscode gewenst gedrag en integriteit op te stellen

Het opstellen van een gedragscode voor gewenst gedrag en integriteit kan een uitdagende taak zijn, maar het kan de moeite waard zijn om hierin te investeren. Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen om een gedragscode op te stellen:

1. Inventariseer welke onderwerpen, normen en waarden en procedures er in de gedragscode moeten worden opgenomen.
2. Bepaal wie er verantwoordelijk is voor het opstellen van de gedragscode en wie er bij het proces betrokken moeten worden.
3. Stel een concept gedragscode op en leg dit voor aan de betrokken partijen voor feedback.
4. Werk de gedragscode bij op basis van de feedback en zorg voor goedkeuring door alle betrokken partijen.
5. Zorg ervoor dat de gedragscode regelmatig wordt geëvalueerd en indien nodig wordt bijgewerkt.

Wat dient een goede gedragscode gewenst gedrag en integriteit te bevatten?

Een goede gedragscode voor gewenste omgangsvormen en integriteit bevat:

• Een duidelijke definitie van de verschillende vormen van ongewenst gedrag, zoals seksuele intimidatie, intimidatie, discriminatie, agressie en pesten
• Een duidelijke definitie van de normen en waarden en regels van de organisatie
  een omschrijving van wat door de organisatie en medewerkers wordt gezien als gewenst gedrag.
• De vertrouwenspersoon alsmede een omschrijving van het doel en de functie van de vertrouwenspersoon.
• De taken en verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersoon. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat de vertrouwenspersoon vertrouwelijke gesprekken voert met medewerkers, dat hij of zij medewerkers ondersteunt in de klachtenprocedure of meldregeling en dat hij of zij bijdraagt aan de preventie van ongewenst gedrag door bijvoorbeeld voorlichting te geven aan medewerkers en management.
  een beschrijving van de vertrouwelijkheid en privacy van de melder. Het is belangrijk dat medewerkers erop kunnen vertrouwen dat hun vertrouwelijke informatie veilig wordt behandeld en dat hun privacy wordt gerespecteerd.
• Een duidelijke omschrijving van de klachtenprocedure en van de meldregeling. Hierbij kan worden beschreven hoe medewerkers een klacht kunnen indienen, wie de klacht behandelt en hoe de vertrouwenspersoon de medewerker ondersteunt tijdens het proces. Ook kan de gedragscode beschrijven hoe lang de behandeling van een klacht maximaal mag duren. Hetzelfde geldt voor de meldregeling; hoe kan een medewerker een integriteitskwestie melden, wie behandelt dit en hoe lang duurt deze behandeling en hoe kan de vertrouwenspersoon de medewerker in dit proces ondersteunen en wat kan wel en niet vertrouwelijk blijven.
• Een beschrijving van de mogelijkheden voor extra of externe ondersteuning. Hierbij kan gedacht worden aan een hulpverlener (klachtenfunctionaris, psycholoog, arbo-arts, bedrijfsmaatschappelijk werker, advocaat, politie etc).

Conclusie

Een gedragscode voor de vertrouwenspersoon kan bijdragen aan een veilige werkomgeving voor medewerkers, het voorkomen van juridische problemen en de verbetering van de bedrijfscultuur en het imago van de organisatie. Het opstellen van een goed gedragscode gewenste omgangsvormen en integriteit kan echter een uitdaging zijn en vereist betrokkenheid en samenwerking van zowel werkgever als werknemers.